Wow. Je hebt je hele wagenpark vervangen door splinternieuwe EV’s? Super duurzaam! Goed bezig! Vooruitstrevend, deugdzaam, Co2 neutraal, #sustainable en andere soortgelijke termen.

Wacht, gaat het eigenlijk vooral om het besparen van kosten, en hadden ze anders allemaal nog steeds lekker dieseltjes gereden? Oh. Luister dan alsnog even. Deze blog gaat namelijk over geld besparen èn beter zijn voor het milieu.

De term ‘paperless office’ werd in 1978 voor het eerst genoemd. Maar het zaadje werd al in 1964 in ons collectieve brein geplant. Vanwege de opkomst van computers en schermen (zoals de IBM 2260 hiernaast) zag men toen een toekomst voor zich met veel minder papiergebruik in kantoren. Dit ging even goed, totdat er weer massaal gereproduceerd werd door het gemak van de gemoderniseerde printer en het faxapparaat.

Met de nieuwe generatie aan de horizon beseffen wij dat printen compleet achterhaald is. Ja, compleet onnodig. Je leest het goed. Ik vertel je zo meer.

Waarom print je eigenlijk?

De hele reden om te printen is zodat je het document mee kunt nemen, archiveren, aantekeningen kan maken en aan iemand kan laten zien. Dit is compleet achterhaald toen in 1971 het eerste e-mailtje werd verzonden. Als je er over nadenkt, loop je dus dik 50 jaar achter als je nog steeds veel dingen uitprint.

Intussen heb je administratiesoftware, boekhoudingssoftware, digitale CRM’s, digitale offertes, gigantische schermen in vergaderzalen en tekenschermen voor calculators in de bouw. Verticale schermen, horizontale schermen, liggende schermen, hangende schermen. Voor ieder wat wils. De enige reden die ik kan verzinnen om te printen is wanneer je een toets moet uitgeven op school. En zelfs dat kan beveiligd op een computer.

Dan een stukje economie…

Sustainabality, oftewel duurzaamheid, wordt beloond door overheid en opdrachtgevers. Voor je portemonnee is het dus in de regel al beter. Stel je voor dat je 75% minder papier hoeft in te kopen. Dat loopt aardig op. Het lijkt zo logisch, maar toch worden bijvoorbeeld offertes nog vaak geprint. Dit noemen we dan ‘persoonlijker’. Laat me je een beeld schetsen:

Is het echt nodig dat je elke keer je hele, veel te dikke offerte meeneemt naar je klant, zodat je met je vingertje of je pen de prijs aan kan wijzen? En als ik als klant nou toch het een en ander gewijzigd wil hebben? Ja, dan moet je hem weer helemaal opnieuw uitprinten, en de oude vernietigen. Je snapt me, dubbele verspilling voor minimale impact. Papieren documenten blijven vaak ook maar 10 minuten op tafel voordat het verdwijnt in de papierversnipperaar. En dat ge-heen-en-weer van inscannen en printen voor de natte handtekening kost ook onzinnig veel tijd en energie.

Dat misprintje of aanpassinkje kost je bij elkaar gemiddeld 20 vellen papier. Om en nabij kost dat je zo’n €0,22. Zo valt het best mee, maar hoe vaak print je iets op een dag? Vervolgens, per jaar, per werknemer? Dat is een snel rekensommetje voor de ondernemer. En dan spreek ik nog niet eens over scholen…

Weet je wat eigenlijk veel klantvriendelijker is? Dat hele document gewoon niet uitprinten, maar samen doornemen op je tablet of presenteren op een scherm in de vergaderzaal. Je hebt het document immers toch al naar je klant gemaild, dus meenemen hoeft niet meer. Het ligt er al. Geen fysiek exemplaar scheelt ook weer vooroverbuigen over de tafel trouwens. Beter voor je nek en rug. En als dat digitale document nou video’s bevat en een creatievere uitstraling dan een PDF’je ben je al helemaal binnen :).

…En een stukje ecologie

Nu zet ik even mijn groene pet op. Hoe veel bomen kapt jouw organisatie per jaar aan papier? Denk je dat dat gelijk staat aan je verduurzaming door een elektrisch wagenpark aan te schaffen? FYI; kettingzagen, groot materieel en logistiek loopt grotendeels nog steeds niet op elektriciteit. Neem dat ook even mee. Zeker 15% van de wereldwijde ontbossing komt door de productie van papier. Om een perspectief te schetsen; Dat zijn ruim 2.5 voetbalvelden aan bomen. Per MINUUT. Ik kan dat echt niet begrijpen. En zo een milieuactivist ben ik ook weer niet.

Dingen uitprinten is in mijn optiek amper noodzakelijk. Het is alleen maar handig, of ‘fijner lezen’. Wat een ouderwetse kwats, eigenlijk. We hebben overal schermen intussen. Grote, kleine, touchscreen schermen, zelfs papier-imiterende schermen. Als je ècht zo veel om duurzaamheid geeft als je zegt, laat dan in ieder geval je offertes digitaal wezen.

Nog een argument wat ik heb gehoord is dat een papieren offerte vaker wordt bekeken dan een digitale. Denk je? Ga maar eens na hoe vaak je je mobiel bij je hebt, tegenover hoe vaak er een hele offerte in je broekzak zit.

Waarom niet?

Waarom zou je jezelf niet in ieder geval voor paperless inzetten? Het bespaart kosten, vriendelijk voor milieu, wordt gewaardeerd door klanten, en je kunt theoretisch gezien helemaal zonder. Ik zie alleen maar voordelen. Maar ja, wie ben ik. Ik heb as we speak een papieren noteblokje voor me liggen. Schrijft gewoon lekker! (Maar ik heb ook geen tablet…)

Dus, ga voor paperless en kies voor een digitale oplossing. Offreer Slimmer met Sales Values 😉

Laters, Levi